Shopify成功砍掉30萬(wàn)小時(shí)會(huì)議的秘密：替每場(chǎng)會(huì)議標(biāo)價(jià)格

主管如果得知召集同事開(kāi)1小時(shí)會(huì)議，竟然要花超過(guò)6萬(wàn)元，還愿意開(kāi)這么久嗎？

能計(jì)算會(huì)議成本的計(jì)算機(jī)，成為加拿大電商巨頭Shopify減少30萬(wàn)小時(shí)會(huì)議的秘密武器。

彭博報(bào)道，7月初，Shopify在1萬(wàn)1千名員工的Google日歷嵌入自制的計(jì)算機(jī)工具，會(huì)依據(jù)與會(huì)者部門(mén)和角色的平均薪資、會(huì)議時(shí)長(zhǎng)、與會(huì)人數(shù)，估算會(huì)議成本。

據(jù)Shopify范例，預(yù)定1小時(shí)的會(huì)議有7位員工參加，有公司首席執(zhí)行官呂特克（Tobias Lütke）、首席運(yùn)營(yíng)官內(nèi)賈蒂安（Kaz Nejatian）等高層主管，工具顯示，這場(chǎng)會(huì)議成本高達(dá)2,115美元。

這程序目的是通過(guò)將會(huì)議成本可視化，使員工避免開(kāi)沒(méi)意義的會(huì)，也避免員工每次遇到有事要討論就先開(kāi)會(huì)的習(xí)慣，改將時(shí)間花在實(shí)際推動(dòng)工作成果。

“沒(méi)有Shopify員工想花500美元吃晚餐，但很多人會(huì)議花的錢(qián)比這金額還多。”開(kāi)發(fā)工具的內(nèi)賈蒂安表示，“這件事的目標(biāo)是告訴你，時(shí)間就是金錢(qián)，如果你必須花錢(qián)（指開(kāi)會(huì)），就要斟酌一下?！?/p>

會(huì)議像雜草，春風(fēng)吹又生

繼制定“無(wú)會(huì)議日”，Shopify祭新招遏止過(guò)多會(huì)議

Shopify表示目標(biāo)是今年減少32萬(wàn)2千小時(shí)會(huì)議。

為什么Shopify如此積極減少會(huì)議？因線(xiàn)上會(huì)議疫情時(shí)倍增，美國(guó)項(xiàng)目管理應(yīng)用程序Wrike調(diào)查發(fā)現(xiàn)，開(kāi)會(huì)浪費(fèi)的時(shí)間，正是組織效率低落的前五大原因。

Shopify也是最積極減少員工開(kāi)會(huì)時(shí)間的公司，1月就制定許多政策，包括星期三定為“無(wú)會(huì)議日”，全公司禁止開(kāi)會(huì)；取消與會(huì)者兩人以上定期會(huì)議；超過(guò)50人的大型會(huì)議，只能安排在星期四6小時(shí)區(qū)間內(nèi)；還鼓勵(lì)員工退出大型Slack聊天群組。

成效如何？Shopify表示，前5個(gè)月每位員工平均會(huì)議花的時(shí)間，與去年同期相比減少14%，有望讓公司今年完成項(xiàng)目量增加18%。

但Shopify之所以又祭出新工具，就是因會(huì)議太容易像雜草增生，員工遇到需要協(xié)調(diào)解決的事，第一步就是先約開(kāi)會(huì)。

“我們已看到會(huì)議悄悄回來(lái)，我們必須立刻采取行動(dòng)?！盋NN看到Shopify公告寫(xiě)道。

Shopify預(yù)估只要每位員工每周少開(kāi)三次會(huì)，公司成本就能減少15%。

一招會(huì)議成本計(jì)算機(jī)無(wú)法立竿見(jiàn)影

學(xué)習(xí)Shopify減法精神

不過(guò)，如果只學(xué)Shopify會(huì)議成本計(jì)算機(jī)這招，也無(wú)法成功遏止無(wú)意義的會(huì)議發(fā)生。

“這是非常膚淺的干預(yù)法?！北笨_來(lái)納大學(xué)組織科學(xué)教授羅格爾伯格（Steven Rogelberg）表示。他補(bǔ)充Shopify之所以成功減少會(huì)議時(shí)間，是因同時(shí)搭配全公司培訓(xùn)：怎么執(zhí)行最佳工作實(shí)踐、中端管理人員如何反饋、高層如何以身作則少開(kāi)會(huì)。

因此，企業(yè)可學(xué)習(xí)的其實(shí)是Shopify的減法精神，先從思考公司會(huì)議是否能減少開(kāi)始。美國(guó)人力資源管理協(xié)會(huì)（SHRM）建議，可以采取的改革步驟如下：

1.首先，詢(xún)問(wèn)員工對(duì)會(huì)議的看法，是否覺(jué)得會(huì)議過(guò)多？甚至是否多到感覺(jué)疲勞、難以做其他正事？知道員工意見(jiàn)后，可試著制定一周內(nèi)哪天全公司禁止開(kāi)會(huì)，讓員工專(zhuān)注工作。

2.實(shí)際觀(guān)察會(huì)議進(jìn)行，看能否集成或減少會(huì)議。負(fù)責(zé)人可觀(guān)察公司每次會(huì)議，看與會(huì)者是否常重疊，就可整合會(huì)議，或解散沒(méi)有具體成果的小組或會(huì)議。

3.每次安排新會(huì)議前問(wèn)自己：我是否有辦法通過(guò)電子郵件或快速討論完成目標(biāo)？只有其他溝通渠道都不可行時(shí)，才安排會(huì)議。

（首圖來(lái)源：Unsplash）